Програмний продукт «Зарплата та управління персоналом» включає технологічну платформу «1С:Підприємство 8» і конфігурацію (прикладне рішення) «Зарплата та управління персоналом». Правила ведення обліку налаштовані саме в конфігурації.

Функціональні можливості

Програма «Зарплата та управління персоналом» це потужний інструмент для реалізації кадрової політики підприємства, а також автоматизації різних служб підприємства, від служби управління персоналом і лінійних керівників до працівників бухгалтерії, по наступних напрямках:

• планування потреб в персоналі;
• забезпечення бізнесу кадрами;
• управління компетенціями та атестація працівників;
• управління навчанням персоналу;
• управління фінансовою мотивацією персоналу;
• ефективне планування зайнятості персоналу;
• облік кадрів і аналіз кадрового складу;трудові відносини, зокрема, кадрове діловодство;
• розрахунок заробітної плати персоналу;
• управління грошовими розрахунками з персоналом, зокрема, депонування;розрахунок регламентованих законодавством податків і внесків з фонду оплати праці;
• відображення нарахованої зарплати і податків у витратах підприємства.

У конфігурації особлива увага приділяється автоматизації управлінської діяльності менеджерів з персоналу. Зокрема, конфігурація містить наступні інструменти, що дозволяють вирішувати основні завдання, з якими стикаються при плануванні як менеджери з персоналу, так і керівники різних рівнів:

• інструмент підбору кадрів, що дозволяє здійснити всю процедуру підбору кадрів, серед іншого, ведення переписки з кандидатами по електронній пошті;
• інструмент з планування відпусток працівників;
• інструментарій управління компетенціями та проведення атестацій;
• інструментарій управління навчанням працівників;інструмент розробки схем мотивації працівників.

Ведення обліку діяльності декількох організацій

За допомогою прикладного рішення можна вести кадрову управлінську й облікову діяльність декількох організацій, причому в ролі окремих організацій можуть виступати як юридичні особи, так і індивідуальні фізичні особи – підприємці (ФОП).

Прикладне рішення також може використовуватися на підприємствах холдингової структури, що складаються з декількох організацій, що оформлені як юридичні особи або фізичні особи – підприємці (ФОП). Програма забезпечує паралельне ведення двох видів обліку персоналу — управлінського та регламентованого. Управлінський облік ведеться по підприємству в цілому, а регламентований облік ведеться окремо для кожної організації (юридичної особи або ФОП).

Планування потреб у кадрах

Планування потреб у людських ресурсах здійснюється в кадровому плані. Вихідні дані для планування можуть надходити з виробничих систем. Кадровий план дозволяє запланувати організаційно-посадовий склад, подієвий план змін організаційно-посадового складу, фонд витрат на оплату праці. За допомогою звітів про стан кадрового плану можна одержати оцінку ефективності робіт з набору співробітників, кількість вакантних робочих місць.

Автоматизація підбору персоналу

Підсистема підбору персоналу призначена для документування та автоматизації процесу підбору та оцінки кандидатів. Підсистема забезпечує зберігання особистих даних про кандидатів, як про фізичних осіб; зберігання матеріалів, що використовуються в процесі роботи з кандидатом, від резюме і до результатів анкетування; підготовку зустрічей з кандидатами і реєстрацію прийнятих рішень аж до прийняття на роботу. Основний інструмент системи — автоматизоване робоче місце менеджера з персоналу, за допомогою якого можна здійснювати всі етапи робіт щодо заповнення вакантних робочих місць.

Управління навчанням персоналу

Підсистема навчання персоналу дозволяє планувати навчання співробітників на внутрішніх і зовнішніх курсах навчання Зберігати структуру курсів, список компетенцій, які можуть бути підвищені завдяки курсу. Фіксація факту проходження курсів і механізм проведення атестацій дозволяє контролювати ефективність навчальних заходів.

Управління компетенціями

Для управління компетенціями програма забезпечує оцінку персоналу, серед іншого, контроль результатів і якості оцінки. На підставі оцінки працівника (атестації) приймаються ключові кадрові рішення: прийом на роботу, ротації, зміна оплати праці, звільнення.

Управління фінансовою мотивацією працівників

Програма дозволяє розробляти й застосовувати схеми фінансової мотивації працівників з використанням різних показників ефективності діяльності (KPI) як окремого працівника, так і підприємства в цілому. При розробці схем мотивації може бути використана довільна кількість видів нарахувань, при цьому є можливість конструювати сам алгоритм розрахунку нарахування.

Планування зайнятості персоналу

Прикладне рішення дозволяє вирішити одну з основних завдань планування використання робочого часу — планувати проведення заходів та участь працівників у внутрішніх і зовнішніх заходах підприємства, а також призначати наради й зустрічі працівників підприємства. Для уникнення «накладок» в використанні приміщень Зарплата та Ууправління персоналом надає відомості про використання приміщень підприємства, в яких ці заходи проводяться.

Планування чергових відпусток працівників підприємства здійснюється на підставі плану важливих заходів підприємства на рік і розкладу участі в них співробітників підприємства, при цьому враховуються побажання працівників і їх керівників. Формується графік відпусток співробітників підприємства і перелік запланованих відпусток. Для затвердження графіка відпусток у програмі використовується система затвердження прийнятих рішень.

Облік кадрів і аналіз кадрового складу

Зарплата та управління персоналом передбачає зберігання не тільки особистих даних працівників підприємства, але й службової інформації. До останньої належать: підрозділ, де значиться працівник, його посада, службові телефони й інша контактна інформація. Реєструється і просування працівника на підприємстві: прийом на роботу, службові переміщення, відпустки та відрядження аж до звільнення.

Для зручної роботи кадровіка основні функції кадрового обліку зведено в форму робочого стола з кадрового обліку.

Облік стажу  роботи в організації ведеться автоматично в розрізі видів стажу. Всі документи, що виконують будь-які розрахунки в залежності від стажу, автоматично визначають тривалість стажу від дати прийому в організацію. Крім того, реалізовано розрахунок пільгових видів стажу та облік стажу до прийому на роботу в організацію. Для аналізу кадрового складу підприємства за накопиченою інформацією про працівників будується широкий перелік звітів. Серед звітів — списки працівників організації, рух кадрів організації, статистика кадрів організації тощо.

Прикладне рішення підтримує ведення військового обліку. У програмі формуються всі необхідні відомості для подання у військкомати.

Трудові відносини, кадрове діловодство

Зарплата та управління персоналом підтримує ведення штатного розкладу організацій  з можливістю зазначення різних видів тарифних ставок, довільної кількості надбавок, додаткової інформації про штатні одиниці. За штатним розкладом формується вся необхідна звітність.

У програмі автоматизовано кадрове діловодство, включно із заповненням уніфікованих друкованих форм: оформлення трудових договорів, прийом на роботу  (форма П-1), кадрові переміщення працівників, табелів обліку використання робочого часу (форма П-5), звільнення з організації (форма П-4 ).

На підставі кадрових даних будується уніфікована форма П-2 «Особова картка».

Відповідно до затвердженого графіка відпусток  формуються накази про надання відпустки працівникам (форма П-3). Ведеться облік використання відпусток . Є можливість відображати відпустки різних видів , у тому числі по вагітності та пологах, по догляду за дитиною, додаткову щорічну відпустку, додаткову відпустку на дітей, чорнобильську відпустку, навчальну відпустку, відпустку за свій рахунок тощо. Передбачені звіти для аналізу використання відпусток.

Ведеться облік заохочень та стягнень. На підставі документа може бути запроваджено нарахування премії або іншого разового нарахування або утримання.

Заплановані відрядження  працівників реєструються в програмі, при цьому підготовляються накази про направлення працівників у відрядження, заповнюються посвідчення (уніфікована форма).

Розрахунок і облік заробітної плати

Для розрахунку та обліку заробітної плати в програмі автоматизована діяльність як менеджерів, які приймають рішення по розмір заробітної плати персоналу, так і бухгалтерів – розраховувачів заробітної плати. Автоматизовані:

• розробка схем мотивації працівників;
• розрахунок заробітної плати, що залежить від виробітку;
• розрахунок широкого кола нарахувань — від оплати по окладу до оплати лікарняних і відпусток по середньому заробітку.

Реалізоване гнучке налаштування використовуваних нарахувань і утримань, зокрема можливість розрахунку сум нарахувань від сум на руки.

Для розрахунку сум нарахувань і утримань в управлінському й регламентованому обліку є можливість використовувати довільні формули, в яких крім описаних користувачами і зумовлених показників (кількість оплачених днів / годин, тарифна ставка та ін.), Допускається застосовувати арифметичні дії («+», «- «,» / «,» * «), математичні функції (Макс, мін, Окр, Цел) і умовні вирази.

Зарплата та управління персоналом забезпечує ведення взаєморозрахунків з працівниками підприємства, а також облік витрат на оплату праці у складі собівартості продукції та послуг. Автоматизовано весь комплекс розрахунків з персоналом, починаючи від введення документів про фактичний виробіток, оплати лікарняних листів і відпусток, аж до формування документів на виплату зарплати, міжрозрахункових виплат та депонування , а також звітності в державні наглядові органи.

Реалізовано основні форми оплати праці, що використовуються на госпрозрахункових підприємствах: тарифна  (з використанням місячних, денних і погодинних тарифних ставок) і відрядна , а також їх варіанти — погодинно-преміальна, відрядно-преміальна , непрямо-відрядна  та комісійна  форми. Підтримується співпраця з працівниками на умовах укладання договору цивільно-правового характеру (ЦПХ).

Гнучкий механізм обліку використання робочого часу дозволяє описувати графіки роботи  згідно з прийнятою на підприємстві схемою і реєструвати відхилення від звичайного режиму роботи. Для економії часу при заповненні графіка роботи доступне автозаповнення за визначеними шаблонами, зокрема з урахуванням вечірніх і нічних годин, наприклад змінний графік доба/дві або доба/три. При автозаповненні можуть опціонально враховуватися святкові дні. Реалізована можливість введення докладних і / або зведених табелів обліку робочого часу як первинних документів. Дані табелів використовуються системою при нарахуванні зарплати.

З метою забезпечення роботи на підприємствах з великою кількістю працівників основні розрахункові документи забезпечені засобами автоматичного заповнення й розрахунку. Наприклад, автоматичне заповнення табличних частин документів на перерахування внесків, табличних частин розрахунку заробітної плати. Автоматизовано процес виправлення помилок розрахункових документів минулого періоду . У разі введення виправлення система автоматично сторнує невірні записи минулого періоду.

Передбачено автоматичне заповнення довідки про доходи співробітника в різних формах для надання в різні організації, наприклад для розрахунку пенсії, отримання субсидії або кредиту.

Крім проведення масових розрахунків заробітної плати Зарплата та управління персоналом підготовляє всі необхідні уніфіковані форми обліку праці і заробітної плати та інші необхідні звіти, що дозволяють одержати інформацію за будь-який розрахунковий період:

• розрахункові листки;розрахунково-платіжні відомості (Форми П-6, П-7, довільна динамічна форма);
• платіжні відомості для отримання грошей через касу;
• видаткові касові ордери;
• зведення по нарахуваннях і утриманнях і таке інше.

Результати розрахунків можуть бути представлені у вигляді аналітичних звітів, наочних графіків і діаграм. Наприклад, «Аналіз неявок» дозволяє проаналізувати в одній обробці всі зареєстровані кадровиком відхилення, як-от відпустки, лікарняні, накази на оплату за середнім заробітком і відразу ж ввести відповідні нарахування.

Передбачений звіт для аналізу нарахувань і утримань працівників організацій за довільний період як у вигляді докладної розрахункової відомості, з можливістю виведення не тільки сум нарахувань, а й оплаченого часу, так і у вигляді згорнутої форми без аналітики по працівниках.

Є «Звід відрахувань до фондів» з докладною інформацією по розрахованих відрахуваннях, ставках і базах, за якими вони були розраховані.

Є можливість аналізу стану взаєморозрахунків з працівниками організацій з точністю до співробітника, місяця нарахування і рахунку обліку заборгованості.

Обчислення регламентованих податків

Зарплата та управління персоналом забезпечує вирахування регламентованих законодавством податків і зборів: єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, податку на доходи фізичних осіб та військового збору.

Система побудови звітів дозволяє виконувати аналіз інформації про податки і збори в різних розрізах, наприклад аналіз сукупного доходу працівників у розрізі видів доходу, суми утриманого ПДФО та суми перерахованого до бюджету за будь-який період.

Гнучка реалізація обліку нарахованої зарплати і податків дозволяє довільним чином налаштувати порядок відображення цих сум у витратах підприємства, і автоматично передати ці дані в програму «Бухгалтерія». Для контролю відображення зарплати в регламентованому обліку можна скористатися звітом «Віддзеркалення зарплати в регламентованому обліку».

В прикладному рішенні підтримується обмін данніми з «Бухгалтерією» редакції 1.2, 2.0

Регламентована звітність

За результатами обліку доходів, сум обчислених податків і внесків формується регламентована звітність з ПДФО, ЄСВ, звітність до ФСС, звітність до органів статистики.

Прикладне рішення інтегровано з сервісом здачі електронної звітності «Fredo Звіт» (СЕО). Сервіс СЕО надає можливість безпосередньо з даних інформаційної бази Зарплата та управління персоналом:

• сформувати регламентовану звітність (звітність з ПДФО, ЄСВ, звітність до ФСС, звітність до органів статистики, решта звітів заповнюються за даними інформаційної бази);
• перевірити заповнення (за допомогою вбудованих камеральних перевірок) і роздрукувати документи;
• зашифрувати і підписати електронним цифровим підписом (ЕЦП);
• відправити звіти в контролюючі органи і отримати квитанцію про доставку звіту за призначенням;
• зберегти на електронних носіях;
• отримувати розшифровки показників звітів СЕО в інформаційній базі 1С:Підприємство.

Користувачі можуть самостійно вибрати варіант використання підсистеми регламентованої звітності: традиційна підсистема або сервіс СЕО.

Тісна інтеграція сервісу СЕО з типовими конфігураціями дозволяє передавати дані облікової системи без створення проміжних файлів експорту, а також отримувати розшифровки сум показників звітів сервісу СЕО в програмі.

Сервісні можливості

Зарплата та управління персоналом також містить наступні сервісні можливості:

• Робота з розподіленими інформаційними базами;
• Повнотекстовий пошук даних — пошук довільного тексту по всіх об’єктах конфігурації (документах, довідниках тощо). Пошук виконується з урахуванням морфології російської, української та англійської мов;
• Завантаження курсу валют з Інтернету;
• Підготовка листа у відділ технічної підтримки;
• Вбудований поштовий клієнт;
• Автоматична перевірка і встановлення оновлень Зарплата та управління персоналом через Інтернет;
• Механізм завдань користувача. Завдання користувача можуть створюватися автоматично регламентним завданням.

Для забезпечення додаткових можливостей аналізу всіх наявних в інформаційній базі даних у складі прикладного рішення містяться універсальні звіти, що дозволяють вивести у вигляді таблиці або діаграми наповнення будь-якого довідника, дані документів тощо.

Для прискорення введення інформації про нового співробітника призначений «Помічник створення співробітника і прийому на роботу «. Помічник допомагає швидко налаштувати всі необхідні дані про фізичну особу, наприклад: тип договору (трудовий, ЦПХ, тільки управлінський), дані про трудовий договір і місце та умови роботи, оклад та інші нарахування. При необхідності можна відразу оформити наказ про прийом на роботу.

Інтерфейс прикладного рішення містить декілька інтерфейсів за ролями користувачів і робочий стіл з закладками по ділянках роботи. «Робочий стіл» допомагає користувачам-початківцям швидше освоювати програму, а досвідченим користувачам ефективніше виконувати щоденні завдання. Наприклад, вкладка «Розрахунок зарплати» робочого столу виглядає так:

Для спрощення початку роботи з прикладним рішенням в комплект поставки включено стартовий помічник. Стартовий помічник автоматизує:

• створення користувачів;
• перенесення даних;
• налаштування організації;
• заповнення виробничого календаря і шаблонних графіків роботи персоналу.

Версії

• ПРОФ;
• Базова.

Базова версія має декілька обмежень у порівнянні з наведеними нижче функціональними можливостями ПРОФ версії.